Menjadi Mahasiswa Universitas Kyoto: From Scratch to Catch! (1\2)

Gerbang Universitas Kyoto

Gerbang Universitas Kyoto (self credit)

Nanakarobi yaoki, pepatah Jepang yang berarti “jatuh tujuh kali, bangkit delapan kali”. Tidak peduli berapa kali pun saya terjatuh, ada proses bangkit yang lebih menyakitkan tetapi membuahkan hasil yang cukup manis. Dinyatakan DO alias drop out  dari kampus kedinasan tahun 2009 silam mungkin salah satu kegagalan yang selalu saya ingat. Ada juga cerita batal berangkat ke Kanada mewakili propinsi untuk sesuatu yang saya masih belum paham hingga sekarang dan masih banyak cerita lainnya. The point is how to start again from scratch, instead of falling to pieces then stop.

Of course I’m not gonna telling you about the detailed timeline of me being failed. Kali ini saya mencoba menuliskan pengalaman saya mendaftar kuliah di Universitas Kyoto (Kyodai), which indeed one of  the very top universities worldwide. Terhitung pertanggal 2 Oktober 2017, saya resmi menyandang status sebagai mahasiswa master di Graduate School of Economics. Lebih spesifik saya mengambil jurusan East Asia Program Economic Sustaianble Development.

Akhir 2015 saya sudah pernah berangkat ke Kyoto untuk mengikuti winter course di tempat yang sama selama dua bulan. It’s my first time experiencing winter and touching snow by the way. Program ini merupakan program kerjasama antara Kyodai dan UGM dimana saat itu saya sedang menjalani semester tiga di Magister Sains Akuntansi FEB UGM. I was completely blank about the course I wished to take for program. Hingga hampir masa dua bulan tersebut selesai, saya menyadari sesuatu yang baru dan berbeda dari keilmuan akuntansi yang saya pelajari selama hampir 7 tahun. Segera setelah kembali dari program short course itu, saya menyelesaikan tesis dan berharap bisa kembali lagi menjadi mahasiswa reguler di Kyodai.

 

Menjelang tesis selesai, saya mencoba menghubungi profesor yang pernah mengundang saya. Dalam sebuah surel yang singkat saya sampaikan keinginan untuk melanjutkan studi di Kyodai setelah lulus dari UGM. Saya selipkan dua tema,yang saya pikir menarik untuk diteliti jika nantinya saya diterima. I expected nothing since I knew he’s quite busy with his works, until he replied me and said, “you are very welcome to come back here again!” Sambil menyelesaikan tesis, saya coba baca lliteratur atas topik yang ingin saya teliti, mencari informasi lebih rinci mengenai linimasa pendaftaran mahasiswa baru, dan sesekali mencoba menulis ikhtisar dari artikel yang saya baca.

Meskipun memiliki kebiasaan multi-tasking, mengerjakan hal-hal tersebut bukanlah sesuatu yang mudah. Terlebih lagi target tesis yang semakin dekat karena batas beasiswa S2 saya di UGM hanya dua tahun. Tepat setelah Idul Fitri 2016, alhamdulillah saya dinyatakan lulus sidang tesis. Bukannya semakin rajin menyiapkan diri untuk mendaftar Kyodai, saya malah sibuk melamar pekerjaan sebagai tenaga pengajar di beberapa kampus. Saya juga ikuti serangkaian tes pegawai Bank Indonesia hingga nyaris tahap terakhir. But then, I didn’t make it. Saya baca-baca lagi informasi pendaftaran Kyodai dan baru tersadar saya hanya punya waktu kurang dari satu bulan untuk mendaftar dan mempersiapkan segala persayaratan.

Saya belum menentukan topik mana yang tepat untuk saya tawarkan ke profesor. I kept reading, re-reading, and again but I felt something was not right. Sampai pada saat gladi wisuda, panitia mengundang alumni yang sukses untuk berbagi pengalaman kepada calon wisudawan. Tema yang diangkat mengenai teknologi, ekonomi, dan disruption. Inspiration is indeed popping out anywhere and aytime. I paid a well attention to the man standing at the podium and yes it is impressive! Ada sedikit pencerahan tentang apa yang ingin saya kerjakan.

Hari-hari berikutnya saya lanjutkan menulis topik penelitian untuk diajukan saat mendaftar Kyodai. Di jurusan saya mendaftar ada beberapa tahap yang harus dilalui sampai dapat diterima. Pertama adalah pengumpulan berkas pendaftaran melalui surel. Setelah berkas dinyatakan lolos, tahapan berikutnya adalah pencarian supervisor yang berkenan membimbing topik penelitian sambil mengirimkan dokumen melaui pos udara. Jika ada supervisor yang mau menerima maka bisa lanjut ke tahap berikutnya. Sebaliknya, berarti proses terhenti sampai disitu. Ketiga adalah tahapan seleksi wawancara via Skype dengan calon supervisor dan tim penguji. Dan terakhir, pengumuman lolos atau tidak sebagai calon mahasiswa Kyodai dengan tambahan informasi jika terpilih menjadi kandidat untuk mendapatkan beasiswa. Since it’s going to be a long story to tell, I will break down it in some episodes.

Tahap 1 – Pendaftaran

hand-completing-university-application-form-24580633

Courtesy: dreamstime

Tahapan paling awal namun juga paling menentukan kesan pertama yang kita tampikan kepada calon supervisor. Pada tahapan ini, saya hanya diminta untuk menyerahkan dokumen-dokumen seperti ijazah, transkrip, surat rekomendasi, surat motivasi, formulir, serta rencana penelitian dalam bentu softcopy. Meski terlihat mudah, ‘menawarkan’ diri hanya melalui surat elektronik tentu hal yang tidak boleh diremehkan. Aplikasi bisa saja langsung diterima atau malah ditolak mentah-mentah saat pertama kali mereka melihat dokumen yang kita serahkan.

Informasi pendaftaran diumumkan sejak Oktober namun proses pendaftaran dan pengiriman dokumen dilakukan selama bulan November. I needed to read it carefully so I wouldn’t miss anything from the scratch. Panitia pendaftaran sudah menegaskan dari awal bahwa hanya pelamar yang memenuhi persyaratan saja yang akan dianggap layak untuk diseleksi.

Buat saya, dokumen yang membutuhkan persiapan panjang adalah surat motivasi dan proposal riset. Kedua hal ini tidak bisa dikerjakan mendadak dalam waktu sattu atau dua minggu saja. Saya mengusahkan diri untuk memulai menulis (membuat kerangka pikiran dua bulan sejak pendaftaran). I wrote, read, revised, and repeated until it’s fully done, at least I am okay with the paper haha. Menentukan hal yang tepat dari diri kita untuk disampaikan dalama 500 kata surat motivasi merupakan hal yang menanta sebab biasanya kita hanya fokus pada apa yang kita bisa. Don’t hesitate to put some of your weaknesses, so they can treat us properly.

Menyampaikan topik penelitian yang ingin saya kerjakan selama kuliah nantinya juga bukan hal yang mudah. Saya mencoba memilih 1-3 profesor dengan bidang terkait topik penelitian yang ingin saya angkat. Salah memilih calon supervisor juga bisa menjadi alasan kegagalan dalam mengajukan kuliah master atau doktor lho. Panitia hanya meminta saya untuk mengirimkan proposal riset tidak lebih dari dua halaman A4 atau sekitar 400-600 kata.

Proposal riset yang baik harus mencakup: brief introduction stating the research purpose or research question, kajian literatur yang cukup, metode penelitian yang ingin digunakan, analisis, kesimpulan, dan apa kontribusi yang ingin diberikan suatu saat penelitian ini selesai. Proposalnya harus ringkas tetapi tepat sasaran agar mudah dipahami oleh calon supervisor sebab inilah yang akan menjadi bahan wawancara pada tahapan berikutnya.

Tahap 2 – Mendapatkan persetujuan calon supervisor

approvePengumuman pelamar yang lolos tahap seleksi dokumen diberikan 2 minggu sejak lamaran ditutup. Tugas berikutnya adalah menghbungi atau mencari calon supervisor yang telah ditunjuk untuk mengulas proposal yang saya berikan. Sambil mencari persetujuan supervisor (sensei), saya diminta untuk mengirimkan dokumen lamaran dalam bentuk hardcopy. Ada beberapa dokumen yang disarankan untuk diperbaiki seperti transkrip atau ijazah sementara yang saya kirimkan sebelumnya. Untuk transkrip dan ijazah S2 saya tidak ada masalah karena sudah berbahasa Inggris. Namun, ada masalah untuk ijazah dan transkrip ijazah S1 yang berbahasa Indonesia. Selain harus berbahasa inggris, mereka menanyakan mata kuliah mana saja yang saya ambil pada dua tahun terakhir kuliah S1 sebagai dasar menentukan IPK.

Pengalaman saya mencari profesor mungkin berbeda dengan orang lain. Umumnya, calon siswa menghubungi profesor terlebih dulu sebelum mendaftar ke universitas. Tetapi, saya sebaliknya dimana pihak fakultas telah memilihkan satu nama yang harus saya kirim email. Saya pun segera menghubungi beliau sambil mengutarakan niatnya. Kebetulan, sensei tersebut adalah wakil dekan Fakultas Ekonomi Universitas Kyoto dan ahli manajemen di Jepang. Jadi, reaksi saya ketika mengirimkan email…”let’s wait until he’s less busy”.

Bagi yang ingin menghubungi calon profesor secara pribadi, ada baiknya melakukan hal sebagai berikut. Tidak fokus hanya pada diri sendiri tetapi lebih dulu sampaikan kenapa kita menghubunginya. Mungkin karena kita membaca penelitiannya yang menarik atau pernah bertemu di sebuah konferensi. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan dan tata bahasa. Dan tips yang terakhir, yaitu menggunakan akun email dengan nama yang profesional; seperti menggunakan nama diri dan tahun lahir saja itu sudah cukup.

By the way, after almost two weeks of sending an email to get the acceptance, He still didn’t reply my email. Sempat khawatir karena deadline mendapatkan persetujuan akan semakin habis. Kalau tidak salah ingat, waktu itu juga hampir libur tahun baru. Tepat sehari sebelum libut tahun baru, saya mendapatkan konfirmasi dari seorang staf yang menyatakan kalau permohonan saya disetujui tetapi sensei sedang sibuk untuk membalas secara langsung. Alhamdulillah, saya lanjut ke tahapan berikutnya yaitu wawancara Skype.

Advertisements
Categories: Campur-Campur | Tags: , , | 1 Comment

Post navigation

One thought on “Menjadi Mahasiswa Universitas Kyoto: From Scratch to Catch! (1\2)

  1. Sangat bermanfaat sekali infonya mas, terimakasih. Btw maaf kalau boleh, bisa minta emailnya buat nanya-nanya soal persyaratan masuk kyodai, mas? Terimakasih mas.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

Create a free website or blog at WordPress.com.

%d bloggers like this: