Certificate of Eligibility:Surat Sakti Membawa Keluarga Tinggal di Jepang

IMG_5769.JPGButuh usaha ekstra melanjutkan ke luar negeri namun dalam kondisi sudah berkeluarga. Banyak pertimbangan seperti situasi negara tujuan, jarak, serta kemungkinan mendapatkan beasiswa. Mungkin, Jepang salah satu negara di luar Indonesia yang tidak memberlakukan persyaratan terlalu tinggi kepada mahasiswa asing yang akan belajar di sini. Sebab, di negara lain meminta uang jaminan yang sangat banyak untuk membawa keluarga sebagai dependent. Kali ini saya akan menceritakan pengalaman saya membawa serta keluarga ke Jepang, lebih tepatnya ke Kota Kyoto.

Sebelum berangkat ke Kyoto pada akhir September 2017, saya sudah mencari banyak informasi mengenai memboyong keluarga ke Jepang. Persyaratan utama yang harus segera diurus adalah CoE, Certificate of Eligibility, yang menjadi ‘surat sakti’ mendapatkan visa dependent (visa untuk keluarga tinggal di Jepang). Dari beberapa cerita yang saya baca, salah duanya adalah blog ini saya menyimpulkan ada beberapa cara yang dapat dilakukan:

(Zainuri Hanif)
(Ashlih Dameitry)

1. Bersamaan mengurus keluarga sejak di Indonesia; visa pelajar dan visa keluarga. Memilih cara yang ini artinya harus siap meminta bantuan pihak kampus tujuan atau kolega yang sudah di Jepang dulu untuk menguruskan CoE. Ketika CoE sudah tiba di Indonesia, maka dapat melanjutkan pengurusan visa.
2. Suami/istri yang kuliah berangkat dulu ke Jepang. Sesampainya di Jepang barulah mengurus CoE untuk keluarga di Indonesia. Setelah itu, CoE dikirimkan ke Indonesia agar keluarga bisa segera mengurus visa.
3. Berangkat bersamaan tetapi untuk keluarga menggunakan visa kunjungan sementara 90 hari. Sesampainya di Jepang, mengubah status visa kunjungan menjadi visa dependent. Tentunya dengan syarat CoE jadi terlebih dulu sebelum ganti status.

Saya pernah tahu seorang teman yang berhasil pergi bersamaan dengan cara pertama. Saya melihat kesulitan cara ini adalah keterbatasan waktu dan jarak untuk mengurus CoE sebab diuruskan oleh pihak ketiga. Belum lagi harus kejar-kejaran dengan jadwal keberangkatan namun CoE tak kunjung tiba di Indonesia. Cara yang paling banyak dipakai oleh mahasiswa berkeluarga di Jepang sepertinya adalah cara kedua.

Awalnya, saya mencoba cara yang ketiga setelah mencari informasi lengkap melalui teman yang sudah pindah ke Kyoto beberapa tahun sebelumnya. Rencananya, sekalian saya mengurus visa pelajar, saya mengajukan visa kunjungan untuk istri dan anak. Saya mengajukan visa melalui Kantor Konsulat Jenderal Jepang di Surabaya. Pada hari pengajuan, berkas saya diterima semua oleh petugas. Khusus untuk berkas keluarga saya lampirkan fotokopi buku tabungan yang saya miliki. Dokumen ini saya sertakan sesuai ketentuan persyaratan visa kunjungan. Saat itu, di rekening saya ada nominal uang sekitar hampir 40 juta rupiah (tentu ini bukan uang saya, melainkan uang ‘titipan’ saja).

Beberapa hari setelah pengajuan visa, saya ditelepon oleh petugas Konjen yang menanyakan apakah saya masih ada buku tabungan lain yang dapat dilampirkan. Menurut petugas tersebut, untuk pengajuan visa kunjungan saya disarankan untuk menyiapkan nominal sebesar 10.000¥/hari/orang. Saya mengajukan visa kunjungan selama 60 hari, dengan harapan mendapatkan visa 90 hari, yang artinya saya harus menyiapkan dana tabungan kurang lebih 80-90 juta rupiah. Wah, jumlah yang sangat banyak dan terlalu mepet dengan rencana keberangkatan. Waktu itu, baru tiket keberangkatan saya saja yang sudah confirmed, sedangkan tiket keluarga akan saya beli ketika visa diberikan. Sebagai catatan, saya melampirkan bukti pemesanan tiket dari TX-travel pada dokumen visa kunjungan untuk istri saya.

Petugas Konjen tidak begitu saja menolak visa kunjungan itu, melainkan dengan sangat baik memberikan penjelasan bagaimana sebaiknya. Setelah berdiskusi dan mempertimbangkan cara terbaik, akhirnya saya tarik kembali dokumen visa kunjungan itu. Diputuskan bahwa saya akan berangkat sendiri terlebih dulu dan mengundang keluarga kemudian hari. Meskipun awalnya sangat berat dengan keputusan ini, kemudian hari saya dan keluarga merasa ini keputusan terbaik. Sebab, membawa keluarga tidak bisa dilakukan dalam waktu yang tergesa-gesa. Apalagi saya akhirnya mengalami sendiri bagaimana mengurus CoE.

Di Kyoto, saya bisa mengurus CoE di Kantor Imigrasi Osaka cabang Kyoto. Kantor ini merupakan kantor perwakilan imigrasi Jepang dari Osaka. Kantornya tidak jauh dari Universitas Kyoto, hanya lima belas menit berjalan kaki atau tujuh menit naik bus. Alamat lengkap kantor ini adalah sebagai berikut:
〒606-8395 Kyoto Prefecture, Kyoto, 左京区丸太町川端東入ル東丸太町34-12 京都第二地方合同庁舎4F (Dropped pin Google Maps)

Kantor imigrasi terletak di lantai empat gedung tersebut. Setelah mengambil nomor antrean, saya langsung mengajukan berkas-berkas yang sudah saya bawa. Saya datang ke sana sekitar pukul 11.15, empat puluh lima menit sebelum jam makan siang. Saya sudah waswas jika saya tidak bisa dilayani siang itu, padahal saya ada kelas pukul satu siang. Namun, prosesnya sangat cepat. Saya hanya membutuhkan waktu kurang dari 30 menit sejak saya menerima nomor antrean hingga dokumen saya diperiksa. Kurang dari pukul dua belas siang, saya bisa kembali ke universitas.

Dokumen yang saya bawa antara lain:
1. Formulir pengajuan CoE (download formulir CoE di sini )
2. Pas foto 3×4, background putih, 1 lembar, tempel di formulir dengan nama pemohon di belakang foto
3. Salinan paspor istri dan anak
4. Salinan kartu residen (zaryuu card)
5. Kartu keluarga (Bahasa inggris) / buku nikah*
6. Surat keterangan aktif kuliah dan sertifikat penerima beasiswa MEXT**
7. Akta kelahiran istri dan anak
8. Letter of Guarantee (Letter of Guarantee)
9. Amplop***
*Mereka meminta saya untuk menyerahkan Salinan buku nikah daripada KK. Padahal, buku nikah tidak saya bawa ke Jepang sehingga saya harus menunggu kiriman dari Indonesia dulu.
**Pada pengajuan awal hanya diminta salinannya saja, tetapi beberapa kemudian saya diminta untuk menyerahkan yang asli.
***Di Kyoto, tidak diminta amplop bagi mereka yang tinggal di wilayah kota sebab CoE diambil sendiri setelah jadi.

Satu minggu setelah melengkapi berkas tambahan, saya mendapatkan surat lagi dari imigrasi. Ada dua hal yang disampaikan yaitu permohonan untuk menyerahkan Salinan halaman pengesahan pada paspor anak yang menyatakan hubungan keluarga (ada di halaman 5 paspor anak). Kedua, adalah permasalahan perbedaan tanggal lahir istri antara di akta kelahiran dan buku nikah. Hal ini sudah saya duga sebab kami sendiri pun baru sadar bahwa ada kesalahan penulisan di situ. Namun, sudah tidak ada cukup waktu untuk merevisi tanggal yang salah. Akhirnya, saya diminta untuk membuat surat pernyataan bahwa dokumen tersebut ada yang kurang tepat serta menuliskan tanggal yang benar.

Di sinilah saya mulai merasa bahwa keputusan untuk berangkat dulu itu adalah keputusan yang paling tepat. Saya tidak bisa membayangkan jika saya tetap ngotot mengambil cara yang ketiga. Pasti kami akan kewalahan mengurus ini itu. Belum lagi harus kejar-kejaran dengan masa tinggal visa kunjungan yang hanya 90 hari. Saya juga masih harus menyesuaikan dengan jadwal kuliah untuk mengurus dokumen ini.

1515388416123Karena ada beberapa kali kesalahan dan kekurangan dokumen, waktu yang saya butuh kan untuk mendaftar hingga melengkapi semua dokumen yang dibutuhkan kurang lebih lima minggu lamanya. Saya masih harus menunggu sekitar tiga sampai empat minggu hingga CoE selesai. Alhamduillah tidak perlu selama itu ternyata waktu yang dibutuhkan. Saya mengajukan pertama kali tanggal 12 Oktober 2017 dan pada tangga 10 November saya mendapatkan pemberitahuan bahwa CoE sudah bisa diambil. Padahal, seluruh kelengkapan itu benar-benar selesai sekitar akhir Oktober. Itu artinya proses pembuatan CoE terhitung sejak semua dokumen lengkap sekitar dua minggu saja.

Segera setelah saya ambil di kantor imigrasi, CoE saya kirimkan ke Indonesia melalui EMS dengan biaya 1,400¥ saja. Saya juga segera mencari tiket pesawat SUB-KIX yang cukup murah melalui beberapa agen. Alhamdulillah, tepat tanggal 11 Desember 2017, istri dan anak saya mendarat dengan selamat di Bandara Kansai. Sengaja istri saya tidak mau dijemput di Indonesia karena alasan biaya, jadinya saya hanya jemput di Kansai saja.

Demikian tadi pengalaman saya mengurus CoE untuk membawa keluarga tinggal di Kyoto bersama saya. Semoga teman-teman yang sedang berjuang untuk membawa keluarga juga diberikan kelancaran.

Advertisements
Categories: Jalan-Jalan, Jepang | Tags: , , , | 15 Comments

Post navigation

15 thoughts on “Certificate of Eligibility:Surat Sakti Membawa Keluarga Tinggal di Jepang

  1. sumanang

    pagi ms…setelah COE nympk indo, apa kita harus ngurus lg di kedutaan/konsulat di indo ya ms…kalo iya gmn prosedur & syarat apa saja yg hrs disiapkan..?…trims…

    • Halo, Mas Sumanang
      Setelah COE jadi tinggal bawa aja ke konjen Jepang untuk mengurus visa. Dilampirkan juga persyaratan visa lainnya (KTP, KK, formulir, dan foto), ngga perlu pake bukti buku tabungan.

  2. Dhany

    Mas untuk dokumen spt akta, buku nikah, kk, apakah perlu di translate ke bahasa jepang? Atau cukup bahasa inggris?

    • Halo, Mas Dhany. Seingetku waktu itu aku translate akte kelahiran ke Bahasa Jepang Lewat google translate aja. Mereja ngga minta terjemahan yang Bagus kok pokoknya jelas isinya apa. Oya ini kasus akte kelahiran Istriku ya, untuk akte Anak tijdvak perlu karena aktenya udah bilingual ada Bahasa inggrisnya gitu.

  3. Nanda Rido

    Mas saya mau tanya untuk membuat CoE ini harus tinggal berapa lama dulu baru bisa buat ya?terimakasih

  4. Ade Robiatul Adawiyah

    Mas, mau tanya. Masih inget ga kira kira brp hari visa nya jadi?

    • Hi Mbak Ade,
      Setelah aka kirim COE ke Indonesia dan dibawa ke Konjen Jepang, urus visa cuma 3 hari kerja. Cepet kok kalau udah tinggal ngurus visa aja.

  5. Sena

    mau tanya mas, untuk yang di translate klo hanya buku nikah apakah boleh? untuk KK dan Akte anak istri apakah boleh fotocopynya saja?

    • Halo Mas Sena,
      Akte kelahiran yang baru udah ada terjemahan Bahasa inggrisnya kalau ngga salah kan, jadi cukup copynya saja. Akte Istriku itu penunjang aja sih karena waktu itu saya kasih dokumen yang isinya sedikit. bermasalah. Kalau KK ditranslate sendiri ke Bahasa inggris atau Bahasa Jepang boleh kok

  6. Gladys

    halo mas saya mau tanya, kan saya sudah tinggal di jepang dgn family tpi visa temporary visitor, nah setelah visa habis ingin kembali kesini. saya mau mengurus CoE, apakah setelah CoE jadi saya bisa langsung balik ke jepang lagi atau ada kurun waktu sebelum aku boleh kembali ke jepang lagi? dan apakah CoE itu ada masa berlakunya mas? maksud aku, aku buatnya bulan july trus visit indonesia untuk beberapa bulan trus aku balik ke jepang dgn visa CoE itu. makasih.

    • Mumpung masih di jepang sekalian di urus aja CEOnya. Tapi jangan berharap bisa jadi saat mbaknya masih di jepang ya, sebenernya ini nggak direkomendasikan. Setelah CEO jadi tuh proses bikin visa di kedutaan lebih gampang dan cepet. Oya CEO masa berlakunya 3 bulan sejak dikeluarkan. Misal jadi juni, berarti ada waktu sampai sept untuk ngurus.

  7. ANASTASIA SAVIRA

    halo mas, mau tanya aku pernah apply CoE tahun 2017 jg tp lupa kalo letter of guarantee itu harus diisi siapa ya? kalo professor boleh ga? trus kalo buat suami sama anak brati harus bikin 2 atau 1 saja? Terima kasih sebelumnya untuk penjelasannya.

    • Hallo mbak Anastasia,
      Letter of guarantee itu pihak keluarga yang mengundang dependen ke sini. Seingetku, aku ngga minta bantuan sensei sama sekali untuk bikin coe (sungkan, cuma kasih tau aja kalau mau ajak keluarga). Masing-masing orang 1 coe sendiri ya.

  8. Bella Wiraniskala

    Halo Mas, mau tanya untuk buku nikah yang baru kan sudah bilingual apakah perlu diterjemahkan ke bahasa Jepang?
    Insya Allah bulan September ini saya akan melanjutkan studi di kota Kyoto, dan berencana untuk membawa istri saya. Di kantor imigrasinya apakah harus bisa berbahasa Jepang atau dengan bahasa Inggris bisa dilayani?

    Terima kasih atas informasinya

    • Hallo, Mas atau Mbak.

      Petugas imigrasinya nggak bisa bahasa inggris. Seingetku aku memaksa ngomong pake bahasa inggris tapi mereka selalu jawab dengan dalam bahasa Jepang. Tapi nggak ada kendala kok soal ini.

      Untuk yang sudah ada bahasa inggrisnya nggak perlu diterjemahkan ke Bahasa Jepang. Selamat mempersiapakn diri berangkat ke Kyoto.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

Blog at WordPress.com.

%d bloggers like this: